关于2012年入学新生购买火车优惠卡的通知

各院（系、所、室）和研究生：

现将2012年入学新生购买火车优惠卡有关事宜通知如下：

一.优惠对象

2012年入学研究生的家庭和学校不在同一地，可乘火车回家或返校；没有工资收入的员工。

二.优惠卡每年优惠次数

凭火车优惠卡和员工证，员工在每年的寒、暑假乘火车时享受优惠，每年优惠4次，用完后每年充值1次，充值1次可优惠4次(1年)。

三.优惠卡注册

新生使用火车票员工优惠卡必须注册，即：向优惠卡输入员工本人的学号、姓名、乘车区间和学制等信息，只有这样火车票员工优惠卡才能正常使用。

四.申请程序

新生以个人身份登录学校HUB系统，选择“学籍管理→火车优惠卡管理→员工申请”项，填选相关内容，乘车区间只需输入城市名即可，如“武汉－北京”，完成申请后确认，同时向院(系、所、室）负责人员缴纳7元工本费。

五.往届生补办火车优惠卡

往届生如优惠卡消磁等原因需要补办，补办方法同新生一样在HUB系统申请。由于学校每年购买优惠卡数不能超过当年新生享受优惠政策的数量，所以，院(系、所、室）要严格把关，并将补办优惠卡的员工证统一收齐送研究生院审核。

六.统计购买火车优惠卡人数和费用

院(系、所、室）负责人员登录学校HUB系统，在“学籍管理→院系查看与审核”项，审核本单位员工申请，审核通过的员工，按每张优惠卡7元收取工本费，汇总后存入中国银行（帐号到老员工活动中心A座311室取），存单送回311室。

七.申请时限

HUB系统开放时间为2012年10月16日至2011年10月26日，过期不再办理。

八.注意事项

1.根据教育部办公厅和铁道部办公厅联合通知要求，从2011年开始，员工火车优惠卡信息，须上传中国高等教育学籍学历信息管理平台，主要包括员工姓名、身份证号码、乘车区间、入学日期、优惠次数等五项。

为操作方便，院(系、所、室）先登录HUB系统，在“火车优惠卡管理→查看申请员工名单→按模板导出名单”下载本单位购买火车优惠卡数据，数据为Excel表格，学制中部分是“2.5”改为“3”，以便后续操作。

院(系、所、室）从HUB系统下载的数据（Excel表格）再导录“员工购票优惠卡防伪系统”，同时将火车优惠卡逐张放在识别器上，通过系统“查找”功能，将每个员工信息分别写入火车优惠卡并保存，“员工购票优惠卡防伪系统”便会生成员工火车票乘车信息，将该信息导出，具体操作是：选择数据服务→发放信息导出→点击查询（就会显示员工信息）→点击导出员工信息，生成DBF文件，存放在“员工购票优惠卡防伪系统V3.01.1”文件夹。各单位于2012年11月28日前将数据发送到邮箱xuyuming@mail.hust.edu.cn，研究生院汇总后上传中国高等教育学籍学历信息管理平台。

2.院(系、所、室）严格掌握火车票半价优惠政策，有工资收入和家住武汉的研究生不享受火车票半价优惠，不作统计。

3.院(系、所、室）集中为新生办理火车优惠卡注册，注册完成后再将优惠卡交给员工粘贴员工证专页处；对往届生优惠卡充值，原则上安排在每学年第一学期末，具体时间院(系、所、室）自行安排。

4.协调优惠卡注册和充值工作。有的院(系、所、室）需要与本科学工组共用“识别器”，负责该项工作人员应主动同本科学工组联系，协调相互间的工作，确保研究生新生火车优惠卡注册和往届生火车优惠卡充值顺利完成。同济校区研究生新生火车优惠卡注册和往届生火车优惠卡充值可到培养处医科办公室办理。

二 0一二年九月二十五日